Thiết kế một lịch trình và bám sát nó!

• Có Thể 19, 2024

Khi tôi làm việc cho một công ty rất nhỏ và như với bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào, tôi bắt buộc phải đội nhiều mũ. Bởi vì tôi là Jane của tất cả các giao dịch (tôi đã làm một chút về tiếp thị, tiếp nhận, viết lách, văn thư, v.v.) nên tôi luôn bị kéo theo nhiều hướng khác nhau. Đó là lần đầu tiên tôi thấy mình trong tình huống làm việc không có cấu trúc nhưng đòi hỏi khắt khe này, nhưng đó là lần đầu tiên tôi xử lý tình huống này một cách duyên dáng. Tôi chỉ ở đó một ngày, nửa ngày thực sự là giáo sư trước khi họ tin tưởng tôi làm việc trên các tài liệu quan trọng nhất của họ và phải mất khoảng một tháng trước khi tôi kiểm soát mọi khía cạnh của công việc.

Bí mật của tôi? Tôi đã thiết kế một lịch trình và không có vấn đề gì với tôi. Ở đây, tôi đã làm như thế nào. Bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật này để xây dựng một lịch trình cho chính mình ở nhà.

Hãy quan sát.

Điều đầu tiên tôi làm khi bắt đầu công việc là quan sát những gì đang diễn ra xung quanh. Công việc của tôi đến từ đâu? Tôi có thường xuyên nhận được công việc này không? Thời hạn là gì?

Những gì tôi đang tìm kiếm và cố gắng săn lùng là những nhiệm vụ thường xuyên, loại nhiệm vụ yêu thích của tôi trên thế giới bởi vì một khi bạn đã thực hiện một việc gì đó, mười, hai mươi, một trăm lần bạn có thể thành thạo nó.

Viết tất cả mọi thứ xuống. Không để lại gì.

Khi tôi đang quan sát, tôi đã viết ra. Tôi biết rằng tôi đã nhận được công việc từ ông chủ, và khoảng một nửa tá người quản lý khác khá ngẫu nhiên. Tôi không bao giờ biết những gì đang đến hoặc bao nhiêu. Tôi cũng có công việc tiếp thị liên tục mà tôi nhận ra ngoài giờ tôi sẽ phải tự quản lý vì tôi nhận thấy không ai theo dõi tiến trình của tôi trong lĩnh vực này. Sau đó, có hai báo cáo chính là cả hai do hàng tháng. Chơi lô tô! Đây là những gì tôi đã tìm kiếm-- công việc thường ngày. Công việc thường xuyên là tuyệt vời để xây dựng một lịch trình xung quanh.

Lập danh sách.

Sau khi thực hiện các quan sát của mình, tôi bắt đầu phác thảo cái mà tôi gọi là Danh sách bảng điều khiển của YouTube hoặc Bảng điều khiển chính. Trong danh sách này, tôi đã phá vỡ tất cả các lĩnh vực trách nhiệm của tôi. Tôi đã tuân theo triết lý mà tôi sử dụng với việc nộp đơn: sử dụng các danh mục rộng khi nộp đơn vì nó dễ dàng tìm kiếm một tài liệu trong một tệp lớn hơn là sắp xếp qua 10 tệp nhỏ.

Công việc đến từ nhiều người khác nhau, sau đó tôi có công việc của riêng mình và hai báo cáo. Bởi vì các bài tập rất rời rạc, tôi hợp nhất. Sếp có danh mục riêng của mình ở đầu danh sách của tôi. Tôi gộp các nhà quản lý hoàn toàn dưới một danh mục. Các dự án cá nhân của tôi là một dự án khác và các báo cáo thuộc một danh mục ở cuối danh sách của tôi vì chúng là nền tảng. Đây là những lĩnh vực trách nhiệm cốt lõi của tôi. Khi tôi có 20 việc cần làm và điện thoại reo và email của tôi bị nhảy, tôi cảm thấy rất tốt khi biết rằng cuối cùng tôi chỉ chịu trách nhiệm cho bốn lĩnh vực chính mặc dù lúc đầu nó có cảm giác như 100!

Lập lịch trình.

Khi tôi đã ở cùng công ty cả tháng, tôi có thể phác thảo một bản mô tả công việc chung dựa trên bốn trách nhiệm cốt lõi của mình. Tôi đã sử dụng thông tin này để phát triển một lịch trình. Mỗi giờ trong ngày của tôi (khi tôi không tham gia cuộc họp) được chỉ định cho một trong những lĩnh vực trách nhiệm của tôi. Ví dụ: tôi đã lập lịch trình thời gian để làm việc trên các báo cáo mỗi ngày trong khoảng một giờ. Khi tôi đang làm việc trên các báo cáo, tôi đã không làm việc về tiếp thị hay bất cứ điều gì khác. Điều duy nhất khiến tôi rời xa những gì tôi dự định làm là một yêu cầu từ ông chủ hoặc một trường hợp khẩn cấp nghiêm trọng. Và nếu có sự gián đoạn tôi đã xử lý nó và sau đó quay lại làm việc với các báo cáo một lần nữa.

Bằng cách làm việc theo cách này, bằng cách chỉ định các nhiệm vụ cụ thể cho các khung thời gian cụ thể - tôi đã có thể hoàn thành tất cả công việc của mình. Ngoài ra, những gì tôi đã làm là biến bản mô tả công việc / khu vực của danh sách trách nhiệm thành một báo cáo trạng thái mà tôi sẽ gửi email cho những người nắm giữ cổ phần mỗi ngày để họ biết tôi đang ở đâu trong tất cả các dự án của mình.

Dính vào nó!

Tôi vẫn sử dụng phong cách làm việc này khi tôi viết ở nhà. Tôi chia nhỏ ngày làm việc của tôi bằng cách xuất bản hoặc trang web. Tôi sắp xếp thời gian để dành cho các dự án cụ thể và trừ khi trường hợp khẩn cấp nghiêm trọng xảy ra, tôi không xoay xở với lịch trình.

Ví dụ, một ngày khác tôi đang làm việc trên một bài báo coffebreakblog (theo lịch trình của tôi) khi tôi nhận thấy một email mà tôi đã chờ đợi trong hộp thư đến của mình. Tôi đã cố gắng để mở email, tuy nhiên đó là cho một bài viết tôi đang viết cho một khác nhau trang web, không phải coffebreakblog. Tôi đã hoàn thành công việc theo lịch trình của mình cho trang web đó vào đầu ngày và đã lên lịch để làm việc trên trang web đó cho đến ngày hôm sau. Mặc dù tôi thực sự muốn mở email, tôi đã kiềm chế và tiếp tục với công việc tôi đã làm.

Tôi đã không mở email dự đoán cho đến 12 giờ sau khi tôi được lên kế hoạch để làm như vậy.

Có thể đôi khi bạn đã lên kế hoạch để làm việc trong một dự án nhưng có thể vì bạn đang chờ đợi một điều gì đó và có thể tiến lên phía trước cho đến khi bạn nhận được nó. Trong trường hợp đó tôi làm một cái gì đó có liên quan đến dự án. Nếu tôi có thể làm việc trên thịt của một dự án, tôi luôn có thể làm một số công việc vệ sinh. Tôi có thể bắt đầu lập một hóa đơn, tôi có thể động não các ý tưởng khác để đưa ra cho các biên tập viên trong tương lai, tôi có thể làm thẳng các tập tin máy tính của mình và cứ thế.

Nhiều chuyên gia với nhiều trách nhiệm thường thấy không chắc chắn về những gì họ nên làm tại bất kỳ thời điểm nào.Có một lịch trình giúp bạn đưa ra những quyết định khó khăn. Trừ khi có trường hợp khẩn cấp, bạn chỉ cần làm những gì tiếp theo trong lịch trình của bạn.

Video HướNg DẫN: CSIS: Việt Nam âm thầm xây dựng ở Trường Sa (VOA) (Có Thể 2024).