Quản lý danh sách - Excel

• Có Thể 18, 2024

Excel cung cấp một số công cụ mạnh mẽ để quản lý danh sách. Với những công cụ này bạn có thể:
• Sắp xếp
• Bộ lọc
• Tìm thấy
• Xác thực mục nhập
• Tạo tổng phụ
• Phân loại bằng cách sử dụng Nhóm và Đề cương
• Tóm tắt bằng Bảng Pivot

Nói tóm lại, những công cụ này cung cấp phương tiện để phân tích dữ liệu mạnh mẽ và có ý nghĩa. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng Excel không phải là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu và do đó, việc sử dụng nó nên được giới hạn trong việc quản lý danh sách dữ liệu.

Giống như cơ sở dữ liệu, danh sách Excel được sắp xếp thành các hàng biểu thị một bản ghi thông tin và các cột biểu thị các trường với mỗi bản ghi trong danh sách chứa thông tin tương tự. Có một số tiêu chuẩn nhất định nên được áp dụng cho danh sách Excel để tối ưu hóa hiệu quả của các công cụ dữ liệu như sau:

• Bắt đầu mỗi danh sách mới trên một bảng tính riêng.
• Tránh đưa dữ liệu không vào danh sách vào bảng tính danh sách. Khi cần sự toàn vẹn của danh sách, đặt dữ liệu quan trọng lên trên hoặc bên dưới danh sách với ít nhất một hàng trống giữa danh sách và dữ liệu khác.
• Bắt đầu danh sách bằng cách thêm nhãn cột. Chọn một kiểu được định dạng khác với định dạng dữ liệu để Excel có thể diễn giải các ranh giới danh sách.
• Không tách dữ liệu khỏi nhãn cột bằng cách chèn một hàng trống hoặc bằng cách sử dụng một hàng có chứa một đường đứt nét, dấu hoa thị hoặc bất kỳ loại ký hiệu phi dữ liệu nào khác .. Sử dụng tính năng định dạng đường viền ô để phân biệt trực quan giữa cột nhãn và dữ liệu.
• Mỗi cột phải chứa cùng loại dữ liệu cho từng bản ghi trong danh sách của bạn.
• Không trộn các loại dữ liệu trong một cột. Ví dụ: tất cả dữ liệu tiền tệ phải được nhập dưới dạng số và được định dạng như mong muốn, một số mục không nên sử dụng văn bản như "Hai đô la"
• Không chèn các hàng hoặc cột trống trong danh sách của bạn. Excel diễn giải các ranh giới danh sách bằng cách sử dụng các hàng và cột trống làm giới hạn xác định.
• Căn chỉnh dữ liệu trong các cột bằng các công cụ căn chỉnh Excel như căn giữa, căn lề trái và phải và các công cụ thụt lề. Không gian hàng đầu và dấu trong một ô dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến các tính năng sắp xếp và lọc.
• Sử dụng các lệnh tổng phụ, nhóm và phác thảo để tạo các ngắt thể loại trong dữ liệu của bạn. Không chèn thủ công các hàng tổng phụ hoặc sử dụng các hàng trống để tạo các ngắt danh mục.

Khi danh sách của bạn đã được thiết lập, bạn có thể dễ dàng thêm dữ liệu vào cuối danh sách. Excel sẽ mở rộng các công thức và định dạng sang dữ liệu mới miễn là ba hàng trước đó chứa các công thức và định dạng. Tốt nhất là thêm dữ liệu vào cuối danh sách và nghỉ dưỡng hoặc lọc lại khi cần. Bạn sẽ cần xóa mọi tổng phụ, nhóm hoặc lọc trước khi sử dụng danh sách của mình sau khi thêm bản ghi mới. Khi dữ liệu mới đã được kết hợp và sắp xếp một cách thích hợp, sau đó bạn có thể áp dụng lại bất kỳ tổng số phụ, nhóm hoặc bộ lọc nào cần thiết.

Quản lý danh sách là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà Excel cung cấp cho người dùng. Học cách tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả nhất để tận dụng các công cụ được cung cấp là đáng giá thời gian.

Video HướNg DẫN: Quản lý bán hàng online bằng excel - Siêu chuẩn (Có Thể 2024).