Hộp thoại Sắp xếp (MS Word)

• Có Thể 18, 2024

Sắp xếp thông tin khá linh hoạt trong MS Word. Hộp thoại Sắp xếp cung cấp một số tùy chọn mà bạn có thể chọn. Lệnh Sắp xếp trong MS Word được tìm thấy trong menu Bảng. Bạn có thể sắp xếp danh sách ngắn, bảng hoặc đoạn văn nếu cần.

Hộp thoại sắp xếp cho phép sắp xếp ba cấp độ và cung cấp tùy chọn để xác định xem khu vực sắp xếp của bạn có hàng tiêu đề hay không có hàng tiêu đề. Mỗi cấp độ sắp xếp có thể được đặt theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Hãy cẩn thận rằng lựa chọn của bạn có ý nghĩa logic hoặc bạn có thể nhận được một số kết quả bất thường.



Bên dưới tiêu chí sắp xếp, chọn xem danh sách của bạn có hàng Tiêu đề hay Không có hàng tiêu đề. Khi bạn có một hàng tiêu đề, tùy chọn này sẽ loại trừ mọi tiêu đề khỏi tiêu chí sắp xếp.

Ví dụ: bạn có thể có một danh sách tên đơn giản (nghĩa là tên được phân tách bằng dấu cách và họ) mà bạn muốn sắp xếp. Tiêu chí sắp xếp mặc định là "đoạn văn", do đó mỗi dòng sẽ được sắp xếp theo chữ cái đầu tiên của dòng.

Nếu bạn nhấp vào thả xuống "Sắp xếp theo", bạn có thể chọn sắp xếp dựa trên vị trí của từ trong đoạn văn như minh họa bên dưới. Vì vậy, đối với một danh sách đơn giản các tên được nhập bằng tên, họ, chọn Word 2 từ trình đơn thả xuống sẽ sắp xếp danh sách theo tên cuối cùng với điều kiện không có tên viết tắt ở giữa trong bất kỳ tên nào.

Hãy cẩn thận khi chọn danh sách dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp. Nếu bạn chọn dòng phía trên danh sách của bạn hoặc dòng bên dưới danh sách của bạn, Word sẽ không thể giải thích rằng có hai từ trong mỗi hàng trong danh sách của bạn.



Tính nhất quán của dữ liệu là rất quan trọng để sử dụng các kỹ thuật sắp xếp trong từ. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp danh sách các tên thì tất cả các tên phải được nhập một cách nhất quán. Khi một số tên có chữ cái đầu hoặc tên đầy đủ nhưng những cái khác thì không; sau đó, bạn sẽ cần phải loại bỏ chúng khỏi những người làm hoặc chọn nhập họ trước theo sau là tên đầu tiên và tên đệm ở giữa. Bằng cách này, bạn có thể đạt được một loại tên cuối cùng mà không cần xem xét vị trí từ. Nói cách khác, bạn bị giới hạn ở một loại từ đầu tiên khi các mục trong danh sách của bạn chứa số lượng từ không nhất quán.

Bạn cũng có thể chỉ định loại thông tin sẽ được sắp xếp. Chọn từ Văn bản, Số hoặc Ngày.



Linh hoạt bổ sung được tìm thấy dưới nút tùy chọn. Bạn có thể chọn cách bạn muốn các trường được tách ra. Ví dụ: nếu danh sách của bạn phân tách thông tin theo các tab, bạn có thể chỉ định các trường được phân tách bằng các tab. Với lựa chọn khác, bạn có thể nhập một mã định danh duy nhất bao gồm cả khoảng trắng. Bạn cũng có thể làm cho trường hợp tiêu chí sắp xếp trở nên nhạy cảm bằng hộp thoại tùy chọn.



Kỹ thuật sắp xếp cũng có thể được sử dụng khi dữ liệu của bạn được chứa trong cấu trúc bảng.

Hãy thử làm việc với hộp thoại sắp xếp để xem điều gì xảy ra với dữ liệu của bạn khi bạn chọn các tùy chọn khác nhau. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể sử dụng tính năng hoàn tác, nếu kết quả của bạn không như bạn mong đợi. Thử nghiệm là cách tốt nhất để tìm hiểu các tính năng mới của Word.

Video HướNg DẫN: [Thủ thuật] sắp xếp họ và tên trong Microsoft Excel (Có Thể 2024).