Sử dụng Thư mục tìm kiếm để sắp xếp Outlook Mail

• Có Thể 5, 2024

Email đã trở thành một phương thức chính để liên lạc vì nó dễ sử dụng và trao đổi tin nhắn nhanh chóng. Vấn đề với việc sử dụng email làm công cụ giao tiếp là theo dõi tất cả các tin nhắn - đặc biệt là khi số lượng tin nhắn bắt đầu tăng lên. May mắn thay, Outlook cung cấp một số công cụ để giúp quản lý thư email, một trong những công cụ này là Thư mục tìm kiếm.

Thư mục tìm kiếm cung cấp một phương pháp để sắp xếp thư dựa trên các tiêu chí tìm kiếm được chỉ định. Outlook được thiết lập với ba thư mục tìm kiếm theo mặc định - Thư chưa đọc, Theo dõi và Thư lớn - những thư mục này được đặt trên thanh Điều hướng trong Thư mục tìm kiếm. Các thư mục tìm kiếm bổ sung có thể được tạo để hiển thị các tin nhắn dựa trên các tiêu chí khác, chẳng hạn như:

• Tin nhắn có tệp đính kèm
• Tin nhắn từ một người gửi nào đó
• Tin nhắn được đánh dấu bằng một danh mục cụ thể
• Tin nhắn từ một ngày nhất định

Thư mục tìm kiếm là một thư mục ảo, nghĩa là các tin nhắn không được lưu trong thư mục mà trong hộp thư đến và các thư mục khác. Thư mục tìm kiếm hành động người xem các tin nhắn phân tán này và hiển thị các tin nhắn dựa trên tiêu chí tìm kiếm.

Khi tạo Thư mục tìm kiếm, có hai tùy chọn khả dụng để tạo thư mục - thư mục được xác định trước và thư mục tìm kiếm tùy chỉnh. Thư mục được xác định trước dựa trên một bộ tiêu chí đã được xác định, trong khi thư mục tìm kiếm tùy chỉnh cho phép biểu thức tìm kiếm chi tiết hơn.

Khi Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh được tạo, thư mục có sẵn trong Thư mục tìm kiếm trên thanh Điều hướng và có thể được sử dụng bất cứ lúc nào. Nếu Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh không còn cần thiết thì thư mục có thể bị xóa - các tin nhắn sẽ không bị xóa. Ngoài ra, nếu Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh không cung cấp kết quả tìm kiếm dự kiến, thư mục có thể được sửa đổi để thay đổi tiêu chí.

Dưới đây là các thủ tục để tạo, sửa đổi và xóa các thư mục tìm kiếm.

Tạo thư mục tìm kiếm được xác định trước:

1. Tập tin | Mới | Thư mục tìm kiếm
2. Chọn Tìm kiếm được xác định trước từ danh sách và bấm đồng ý
3. Một cái mới Thư mục tìm kiếm được tạo ra dưới Thư mục tìm kiếm trong thanh điều hướng

Tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh:

1. Tập tin | Mới | Thư mục tìm kiếm
2. Cuộn xuống phía dưới và chọn Tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh
3. Bấm vào Chọn
4. Đặt tên cho Tìm kiếm tùy chỉnh
5. Bấm vào Tiêu chí
6. Xác định tiêu chí thư mục tùy chỉnh
7. Bấm vào đồng ý ba lần

Một cái mới Thư mục tìm kiếm được tạo ra dưới Thư mục tìm kiếm trong thanh điều hướng

Sửa đổi thư mục tìm kiếm tùy chỉnh:

1. bên trong Thư mục tìm kiếm trên thanh Điều hướng, tô sáng Thư mục tìm kiếm để sửa đổi
2. Click chuột phải | Lựa chọn Tùy chỉnh thư mục tìm kiếm này
3. Thay đổi thư mục
4. Bấm vào đồng ý

Xóa thư mục tìm kiếm tùy chỉnh:

Video HướNg DẫN: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ EMAIL TRÊN OUTLOOK, GMAIL HAY HOTMAIL (Có Thể 2024).