Một cách dễ dàng để tổ chức các giấy tờ quan trọng của bạn

• Tháng Tư 29, 2024

Vài tuần trước, tôi nhận ra rằng nếu tôi phải rời khỏi nhà trong trường hợp khẩn cấp, tôi sẽ không nhanh chóng và dễ dàng lấy được các giấy tờ quan trọng nhất của mình, như tài liệu bảo hiểm, thông tin tài khoản chung và những thứ khác những điều tôi cần nếu một thảm họa thực sự đã xảy ra. Tôi cũng nhận ra rằng người khác sẽ không dễ dàng tìm thấy thông tin này nếu tôi bị mất khả năng hoạt động.

Không phải là các giấy tờ của tôi thường không được tổ chức, mà các giấy tờ quan trọng là một phần của một hệ thống lớn hơn và không hoàn toàn di động. (Tôi sẽ không nghĩ sẽ rút ngăn kéo hồ sơ của mình ra nếu tôi trốn khỏi nhà.) Vì vậy, tôi rất vui khi gặp một sản phẩm hứa hẹn sẽ khiến việc tổ chức các giấy tờ quan trọng của tôi trở nên tương đối khó khăn: Securita Vital Records PortaVault. Tôi đã thử nghiệm nó, và đây là những gì tôi nghĩ về nó.

Nó là gì
PortaVault là một hệ thống được tạo thành từ vỏ vải bạt, chất kết dính ba vòng, bộ chia phần với thông tin về những gì sẽ lưu trữ trong mỗi danh mục, ống bảo vệ tài liệu bằng nhựa, nhãn in để xác định những gì bạn đặt trong tay áo, một tấm vải nhỏ túi đựng, và các mẫu in sẵn có không gian cho thông tin như liên lạc khẩn cấp, lịch sử sức khỏe và lập kế hoạch thảm họa. Chất kết dính cũng có dây đeo vai và "áo mưa" bằng nhựa.

Làm thế nào nó hoạt động
PortaVault dự định giữ những thứ như di chúc, giấy khai sinh, thông tin tài khoản tài chính, chính sách bảo hiểm và thông tin kê đơn thuốc - nói tóm lại, bất cứ điều gì bạn có thể cần trong trường hợp khẩn cấp hoặc những người khác có thể cần nếu bạn bị mất khả năng. Bộ chia phần - Lập kế hoạch & Liên hệ, Hồ sơ nhận dạng & gia đình, Sức khỏe & Y tế, Tài chính & Tài sản, Bảo hiểm và Kế hoạch & Thuế bất động sản - cung cấp hướng dẫn về các tài liệu cần có trong mỗi phần, tần suất cập nhật hồ sơ của bạn, và làm thế nào để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị trong trường hợp khẩn cấp.

Khi bạn lưu trữ tài liệu trong tay áo bảo vệ của PortaVault, bạn thêm nhãn được in sẵn vào mỗi ống tay áo để xác định những gì trong đó. (Cũng có nhãn có thể tùy chỉnh cho bất kỳ thứ gì chưa được tính trên các phiên bản in sẵn.) Cũng đáng điền vào các biểu mẫu trong mỗi phần để thông tin có thể bị phân tán - lịch sử y tế, liên hệ quan trọng số, danh sách các vật có giá trị và đồ sưu tầm của bạn, v.v. - được lưu trữ ở một nơi.

Phải mất bao lâu
Tôi đã dành hơn hai giờ để làm quen với hệ thống, đọc các phần chia và các hướng dẫn khác, điền vào các biểu mẫu và chuyển mọi thứ vào tay áo bảo vệ hồ sơ và dán nhãn. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống cho toàn bộ hồ sơ của một gia đình, có lẽ bạn sẽ cần thêm một chút thời gian, như bạn sẽ làm nếu giấy tờ của bạn không theo thứ tự hợp lý khi bạn bắt đầu. Tất nhiên, bạn có thể thiết lập hệ thống từng chút một trong suốt một tuần và có thể bạn sẽ không mất quá 15-30 phút mỗi ngày.

Tại sao tôi thích nó
Tôi không phải là một fan hâm mộ đặc biệt lớn của các hệ thống nộp đơn đóng gói nói chung. Tuy nhiên, PortaVault là một ngoại lệ đối với quy tắc này. (Và đối với hồ sơ, tôi không có hứng thú với sản phẩm hoặc công ty mẹ của nó.) Đối với người mới bắt đầu, bởi vì có rất ít danh mục ở đây so với nhiều hệ thống nộp đơn khác, tôi thấy việc sử dụng dễ dàng và ít bực bội hơn. Tôi cũng thích thực tế là dễ dàng "ghi đè" các đề xuất tiêu chuẩn về nơi lưu trữ mọi thứ: nếu bạn nghĩ rằng thông tin tài khoản IRA của bạn nên có trong Tài chính & Tài sản thay vì Kế hoạch Thuế & Bất động sản, hãy đặt nó ở đó và ghi chú vào Mẫu định vị tài liệu của hệ thống.

Tôi cũng bị ấn tượng bởi sự chú ý của PortaVault đến các chi tiết nhỏ (nhưng có khả năng quan trọng). Tay áo bảo vệ tài liệu được xếp nếp ở cạnh ngoài, giúp dễ dàng lưu trữ các tài liệu cồng kềnh mà không bị cong tay ở hai bên. Chất kết dính kéo ra khỏi hộp vải để dễ dàng làm việc. Các hình thức in sẵn là đơn giản và hợp lý. Hộp đựng có khóa kéo nhỏ (tự kẹp vào chất kết dính) là một điểm tốt cho các phím phụ, tiền mặt, ổ đĩa zip máy tính và các vật dụng nhỏ khác dễ bị mất. Và trường hợp lớn hơn tự kéo lên hoàn toàn, chống nước và có tay cầm chắc chắn dọc theo cột sống.

Một vài lưu ý cuối cùng
Giống như bất kỳ hệ thống nào, PortaVault đòi hỏi một số nỗ lực: bạn cần dành thời gian để thu thập giấy tờ của mình, điền vào các biểu mẫu và cập nhật thông tin trong hệ thống. Rốt cuộc, việc lấy một cuốn sổ có đầy đủ các hồ sơ lỗi thời và không chính xác sẽ giúp bạn làm tốt như không lấy được gì cả.Bạn cũng cần chắc chắn rằng PortaVault đang ở một nơi an toàn và dễ dàng truy cập - mọi người trong gia đình bạn đều biết; nếu bạn giấu nó ở phía sau tủ quần áo hoặc giấu ở một chỗ chỉ bạn biết, sẽ khó khăn hơn nhiều để có được khi cần.

Khi tôi đã nỗ lực để thiết lập hệ thống và đặt nó ở một vị trí hợp lý, tôi thấy rằng có một trọng lượng rất lớn trên vai tôi. Tôi hy vọng một trận động đất, hỏa hoạn hoặc thảm họa khác sẽ không bao giờ khiến tôi phải rời khỏi nhà trong một khoảnh khắc, hoặc tôi bị mất khả năng, nhưng nếu một trong những điều đó xảy ra, tôi biết những giấy tờ quan trọng nhất của tôi đã sẵn sàng để đi. Đó là một cảm giác bình tĩnh và hài lòng, tôi đánh giá cao.

Để tìm hiểu thêm về PortaVault, hãy truy cập //www.securitaonline.com/products.htmlm.

Video HướNg DẫN: 25 TRÒ ẢO THUẬT BẠN NÊN THỬ NGAY BÂY GIỜ (Tháng Tư 2024).