Quản lý giấy lộn xộn

• Tháng Tư 29, 2024

Làm thế nào để tôi kiểm soát sự lộn xộn giấy? Đó chắc chắn là câu hỏi tổ chức phổ biến nhất mọi thời đại. Không có gì lạ, sau khi tất cả giấy không bao giờ ngừng chảy vào cuộc sống của chúng ta. Thư, công cụ học sinh trẻ em, báo, tạp chí, phiếu giảm giá, tờ rơi và nhiều hơn nữa. Có vẻ như mỗi khi bạn quay lại, ai đó đang đợi để đưa cho bạn một mảnh giấy khác.

Hãy cắt giảm để đuổi theo - giấy cần phải được xử lý thường xuyên nếu không nó sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát. Không có lựa chọn nào khác trừ khi bạn muốn thức dậy chôn cất. May mắn thay, quá trình kiểm soát giấy khá đơn giản. Thực sự chỉ có ba điều bạn có thể với giấy. Tôi nghiêm túc đấy. Đối phó với giấy không phải là khoa học tên lửa - nó có thể là một nỗi đau nhưng nó không phức tạp. Ba lựa chọn, đó thực sự là nó.

Bạn có thể:

HÀNH ĐỘNG TRÊN NÓ
Trong vòng một giây, bạn sẽ có thể xác định xem bạn có cần phải làm gì với bất kỳ mảnh giấy cụ thể nào không. Hãy tự hỏi: Bài viết này có yêu cầu một số hành động tiếp theo không? Rơi vào danh mục này là những thứ bạn cần phải trả (hóa đơn), đọc (bản tin của trường), sử dụng (phiếu giảm giá), trả lời (lời mời) hoặc suy nghĩ (tài liệu trại hè). Bạn có thể thấy hành động trên đó giấy tờ có một động từ kèm theo.


KIẾN TRÚC NÓ
Những giấy tờ này không yêu cầu hành động, thay vào đó chúng chứa thông tin bạn sẽ muốn đề cập đến trong tương lai. Các mục lưu trữ là tài liệu lịch sử thực sự - chúng có thể là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các loại thứ rơi vào danh mục lưu trữ ngắn hạn có thể là lịch trình thể thao, sổ tay nhân viên, sách hướng dẫn, biên lai, thực đơn thanh toán, v.v.

Lưu trữ thời gian dài là những thứ mà bạn sẽ không cần phải tham khảo thường xuyên, nếu có, nhưng phải được lưu giữ vì lý do pháp lý, tài chính hoặc lịch sử. Những thứ thuộc danh mục này có thể là khai thuế, hồ sơ cho vay, hồ sơ cải tạo nhà, chứng thư tài sản, giấy khai sinh, v.v.

NÓ
Kiểu đó nói lên tất cả, phải không? Từ bỏ có nghĩa là để cho nó đi - tái chế hoặc cắt nhỏ, nhưng trong mọi trường hợp bạn nói lời tạm biệt. Giả sử bạn không có tình huống đặc biệt, bạn có thể từ bỏ một cách an toàn một tỷ lệ lớn giấy đi vào không gian của bạn. Trong thời đại ngày nay, hầu hết mọi thứ, đặc biệt là phần lớn những gì thuộc danh mục lưu trữ ngắn hạn, có thể truy cập trực tuyến. Thật vô cùng hiếm khi buông một tài liệu và không thể phục hồi thông tin khá nhanh. Buông giấy là cách nhanh nhất để quản lý nó. Một câu hỏi hay để tự hỏi mình là: trường hợp xấu hơn nếu tôi buông bài báo này là gì? Nếu bạn có thể sống với câu trả lời hãy để giấy đi.

Mười phút mỗi ngày - đó thực sự là tất cả những gì cần thiết để quản lý dòng giấy trung bình của gia đình. Tạo thói quen để xử lý thư hàng ngày và bạn sẽ tiết kiệm thời gian và sự thất vọng.

*********************

Tài nguyên đề xuất
Nhận Clear Clutter miễn phí của bạn và tìm hiểu cách tổ chức khóa học điện tử. Nó đưa bạn qua quy trình dọn dẹp và tổ chức lộn xộn trong sáu bước đơn giản!

**********************

Video HướNg DẫN: Phần mềm quản trị doanh nghiệp | 1Office (Tháng Tư 2024).