Nhận tập tin giấy của bạn trong hình dạng cho năm tới

• Có Thể 2, 2024

Bạn có biết rằng Tháng Hai là Lưu trữ Tháng Tập tin của bạn? Nhận các hồ sơ của năm ngoái theo thứ tự - và thiết lập một hệ thống nộp đơn hiệu quả cho năm tới - có thể không khiến bạn có tâm trạng để ăn mừng, nhưng nó có thể mang lại một sự bình tĩnh và kiểm soát khổng lồ trong những tháng tới. Dưới đây là cách thực hiện để dọn dẹp các tệp của bạn, định hình và sẵn sàng phục vụ bạn trong năm 2010.

Bước 1: Lưu trữ quá khứ gần đây
Đến bây giờ, bạn có thể đã nhận được hầu hết (nếu không phải tất cả) các hóa đơn và báo cáo từ năm 2009 bạn sẽ nhận được, vì vậy đây là thời điểm tốt để chuyển các tệp của năm ngoái ra để nhường chỗ cho các đối tác năm 2010 của họ. Bất kỳ tệp nào bạn cần cho các mục đích thuế hoặc pháp lý đều có thể được chuyển vào hộp ngân hàng, thùng tệp hoặc thùng lưu trữ di động khác, nơi chúng sẽ được xử lý và thu thập nhưng không được sử dụng. Những thứ bạn không cần và không muốn có thể tìm đến máy hủy tài liệu hoặc thùng tái chế.

(Bạn có tò mò nên lưu giữ những tập tin nào và giữ chúng trong bao lâu không? Hãy xem tổng quan về BankRate về những gì cần giữ và tại sao, đồng thời hỏi CPA hoặc luật sư của bạn để biết hướng dẫn, vì các yêu cầu của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào việc bạn điều hành doanh nghiệp hay sở hữu một ngôi nhà.)

Việc dọn dẹp hàng năm này áp dụng cho hồ sơ tài chính (tự gia hạn mỗi năm) và cả cho các hồ sơ cá nhân như thẻ báo cáo của trẻ em từ trường học, tài liệu tham khảo bạn đã thu thập trong suốt năm và thư từ. Chọn những thứ này thực sự đáng để lưu giữ, và, trong số đó, có thể lưu trữ bao nhiêu trong số đó và bao nhiêu thực sự xứng đáng để ở trong hệ thống nộp đơn chính của bạn.

Bước 2: Trả giá quảng cáo cho quá khứ xa xôi
Khi bạn di chuyển các bản ghi của năm 2009 đến một vị trí ngoài luồng nhưng vẫn có thể truy cập được, hãy xem qua bất cứ điều gì bạn giữ từ năm 2008 trở về trước. Dọn dẹp bất cứ thứ gì có thể đi một cách an toàn dựa trên các nguyên tắc bạn đã tạo (có nghĩa là bạn có thể nói sayonara đến những thứ như hóa đơn điện thoại và tiện ích từ những năm trước, trừ khi chúng có ảnh hưởng đến thuế của bạn), và sau đó hợp nhất các tệp cũ này càng nhiều càng tốt. Di chuyển những tài liệu lưu trữ này ra khỏi văn phòng nhà bạn và đến một nơi mà bạn có thể lấy chúng nếu cần nhưng sẽ không cần phải nhìn thấy chúng một cách thường xuyên, chẳng hạn như một cái kệ trong tủ quần áo.

Bước 3: Tạo tập tin mới và thay thế
Tiếp theo, tạo các thư mục tệp mới cho các hóa đơn và báo cáo bạn nhận được một cách thường xuyên, chẳng hạn như báo cáo ngân hàng và hóa đơn thẻ tín dụng. (Nếu bạn đã chuyển ra các bản ghi năm ngoái mà không xóa các thư mục tệp, bạn có thể bỏ qua bước này.) Đây cũng là cơ hội tốt để sửa đổi, kết hợp hoặc xóa các danh mục và để thêm các danh mục mới khi cần. Dành thời gian để thiết lập các thư mục tệp được thiết lập, phân loại và dán nhãn ngay bây giờ sẽ giúp việc nộp đơn dễ dàng hơn (nếu vẫn không chính xác ly kỳ) trong suốt phần còn lại của năm.

Bước 4: Tạo thói quen lưu hồ sơ
Khi các công cụ cũ của bạn bị xóa và các tệp mới sẵn sàng hoạt động, tất cả những gì còn lại là tiếp tục bỏ đi những thứ đó sau khi bạn hoàn thành nó. Nói dễ hơn làm, tôi biết, đặc biệt là nếu bạn muốn nhổ răng hơn là phải nộp giấy tờ. Tuy nhiên, như với bất kỳ việc vặt nào, giải quyết vấn đề này với liều lượng nhỏ có thể khiến nó dễ chịu hơn nhiều và có thể cần ít thời gian hơn. Hãy thử thêm một hoặc hai phút để nộp vào thời gian bạn dành để thanh toán hóa đơn hoặc cân đối sổ séc của bạn - với một hệ thống hoàn toàn khả thi, bạn sẽ không cần nhiều thời gian hơn để đưa công cụ vào hệ thống nộp đơn của mình khi thiết lập lên chức năng trơn tru.

Cho dù bạn có chính thức tổ chức Lưu trữ Tháng tệp của bạn hay không, hãy dành chút thời gian trong những tuần tới để có được các tệp của bạn trong hình dạng. Trong phần còn lại của năm, bạn sẽ vui vì bạn đã làm!

Video HướNg DẫN: "Corona" trong tiếng Anh có nghĩa là gì? Có mấy loại corona virus? (Có Thể 2024).