Các bước đơn giản để hệ thống lưu trữ hiệu quả

• Có Thể 6, 2024

Bài viết này là một đoạn trích từ cuốn sách điện tử mới của tôi, Hướng dẫn tổ chức cuộc sống để tổ chức giấy tờ & tập tin.

Nền tảng của hầu hết các hệ thống quản lý giấy là một tập hợp các tệp có thể chứa và phân loại thông tin mà LỚN quan trọng đối với bạn. Với một vài nguồn cung cấp cơ bản và một số bước đơn giản, tạo một hệ thống lưu trữ (hoặc cập nhật một hệ thống hiện có) có thể là một nhiệm vụ tương đối nhanh chóng và không gây đau đớn, đặc biệt là nếu bạn đã loại bỏ các giấy tờ không cần thiết và không cần thiết. Dưới đây, làm thế nào để có được các tập tin của bạn trong hình dạng.

Những gì bạn cần:

• Thư mục tập tin trống. Tôi khuyên bạn nên sử dụng cả thư mục tệp nội bộ (hoặc manila) và thư mục treo, nhưng nếu bạn nhấn vào không gian, bạn có thể sử dụng chỉ một hoặc khác.
  
• Ghi chú dính. Kích thước 3 x 3 inch tiêu chuẩn là lý tưởng, vì nó cung cấp cho bạn nhiều không gian để viết.
  
• Một cây bút hoặc bút chì.
  
• Giấy trắng hoặc tài liệu xử lý văn bản trống để ghi chú lại các danh mục nộp đơn mà bạn sẽ tạo và những gì thuộc về mỗi loại.
  
• Mọi tệp bạn đã tạo, cho dù họ là một phần của hệ thống lưu trữ mà bạn đã có hoặc các thư mục bạn đã tạo khi bạn đặt các giấy tờ để lưu trong quá trình phân loại và làm cỏ.
  Túi hoặc thùng để tái chế và băm nhỏ, chỉ trong trường hợp bạn gặp phải những giấy tờ không cần thiết hoặc không cần thiết vẫn đang rình rập xung quanh.
  

Phải làm gì:

1. Tập hợp tất cả các giấy tờ mà bạn sẽ làm việc cùng nhau tại một điểm. Nếu bạn đang cập nhật một hệ thống nộp đơn hiện có, bạn sẽ đi trước trò chơi.
   
2. Lấy một tờ giấy từ đầu ngăn xếp của bạn và làm một trong hai điều với nó:
   
   
   
   • Nếu nó có liên quan đến một thể loại tệp mà bạn đã tạo hoặc một tệp trong hệ thống hiện tại của bạn, hãy thêm nó vào thư mục đó.
     
   • Nếu nó thuộc một danh mục mới hoặc riêng biệt, hãy đặt nó vào một thư mục tệp trống và sử dụng một ghi chú dán để cung cấp cho thư mục đó một nhãn tạm thời.
     
   
   
3. Khi bạn đặt giấy vào các thư mục, hãy ghi chú vào tờ giấy trắng hoặc trong tài liệu xử lý văn bản của bạn về giấy là gì và nơi bạn đã đặt nó. Ví dụ: bạn có thể viết "Chính sách bảo hiểm tự động - trong thư mục Xe hơi" hoặc "Thông tin chuyến bay cho chuyến đi đến San Francisco - trong thư mục Du lịch sắp tới." Những ghi chú này sẽ giúp bạn nhớ nơi bạn đã dọn đồ đạc và cũng sẽ giúp bạn tạo bản đồ tập tin khi bạn hoàn thành việc thiết lập hệ thống của mình.
   
4. Lặp lại các bước này với mỗi giấy trong ngăn xếp của bạn. Nếu bạn đang cập nhật một hệ thống lưu trữ hiện có, hãy xem qua các giấy tờ trong mỗi thư mục để xác định xem chúng thuộc về thư mục đó hay ở nơi khác và liệu nhãn danh mục trên thư mục có còn chính xác không. Di chuyển mọi thứ vào các thư mục khác và cập nhật nhãn của bạn khi cần thiết.
   
5. Khi bạn sắp xếp và phân loại mọi thứ vào các thư mục, hãy xem lại các thư mục. Các danh mục và nhãn có ý nghĩa? Có thư mục nào cần được hợp nhất không? Bất kỳ điều đó nên được chia thành các loại nhỏ hơn?
   
6. Khi bạn làm hài lòng với các danh mục bạn đã tạo, hãy gắn nhãn các thư mục của bạn. Bạn có thể viết tay hoặc in nhãn hoặc tạo nhãn bằng công cụ tạo nhãn.
   
7. Đặt các thư mục vào ngăn kéo tập tin, hộp hoặc thùng bạn sử dụng để lưu trữ chúng. Sắp xếp các tệp của bạn theo cách có ý nghĩa với bạn dựa trên cách bạn sẽ sử dụng chúng. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thời gian hoặc bạn có thể đặt các thư mục mà bạn có thể sử dụng nhiều nhất ở phía trước, với các tệp ít được truy cập phía sau hơn.
   
8. Viết lên bản đồ tập tin của bạn. Danh sách này, dựa trên các ghi chú bạn đã thực hiện về các danh mục nộp đơn bạn đã tạo và những gì bạn đã lưu trữ trong mỗi danh mục, sẽ giúp bạn nhớ những gì ở đâu. Giữ một bản sao của bản đồ tệp của bạn ở phía trước ngăn kéo tệp của bạn hoặc trong một thư mục trên màn hình máy tính của bạn để dễ dàng truy cập khi bạn cần tìm thứ gì đó trong các tệp của mình.
   
9. Chiêm ngưỡng hệ thống nộp đơn chức năng cập nhật của bạn!
   

Video HướNg DẫN: Tinh Hoa Quản Trị - Quy Trình PDCA là gì | Bí quyết xây dựng doanh nghiệp hiệu quả (Trần Đình Cửu) (Có Thể 2024).