Một số ưu và nhược điểm của hệ thống lưu trữ đóng gói

• Có Thể 18, 2024

Quản lý giấy và nộp hồ sơ nằm gần đầu danh sách Nhiệm vụ tổ chức bị ghét nhất của mọi người, thường là vì chúng liên quan đến các quyết định dường như vô tận: tôi phải giữ gì? Tôi phải giữ nó trong bao lâu? Nó nên đi đâu? Tôi nên gọi thư mục nơi tôi lưu trữ nó là gì?

Bộ dụng cụ hệ thống tập tin đóng gói đôi khi có thể là một cách hữu ích để loại bỏ việc quản lý giấy, vì chúng cho bạn biết nơi để lưu trữ mọi thứ, thời gian lưu giữ chúng và những gì để gắn nhãn thư mục của bạn. Tuy nhiên, cũng có một vài nhược điểm. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của một hệ thống tôi đã thử,
Bộ tổ chức kế hoạch tài chính của Homefile.

Những gì trong bộ
Bộ kế hoạch tài chính của Homefile chứa hai mươi hai thẻ chia tệp, chỉ mục tìm nhanh và sổ tay hướng dẫn sử dụng hệ thống cũng như không gian để ghi lại những thứ như thông tin tài khoản, thông tin bảo hiểm và dữ liệu cá nhân.

Làm thế nào nó hoạt động
Mỗi thẻ chia tệp của bộ kế hoạch tài chính có một tab liệt kê một danh mục cụ thể - Ví dụ: Bảo hiểm: Sức khỏe & Khuyết tật; Bản thân thẻ chi tiết loại giấy tờ nào nên có trong tập tin đó, giấy tờ nào nên đi trong tập tin khác và thời gian lưu giữ giấy tờ bạn cất ở đó.

Bạn đặt từng thẻ chia tệp vào một thư mục tệp treo, sau đó điền vào thư mục đó với các giấy tờ được chỉ định trên thẻ. (Một số danh mục, chẳng hạn như Tài khoản ngân hàng, đủ rộng để bộ khuyến nghị sử dụng các thư mục tệp manila trong các thư mục treo để giữ giấy tờ cho các tài khoản khác nhau.) Thẻ chỉ mục nhanh và sổ tay đi vào thư mục tệp treo trước mọi thứ khác; Bất cứ khi nào bạn cần nộp hoặc lấy một tờ giấy, chỉ mục sẽ cho bạn biết nơi cần tìm.

Những gì tôi thích về hệ thống
Gần đây, tôi quyết định thử nghiệm bộ dụng cụ của Homefile. Theo hướng dẫn trong sổ tay, tôi thiết lập một hệ thống nộp đơn mới và nộp lại các giấy tờ của mình theo các danh mục và hướng dẫn trong bộ tài liệu. Bởi vì tôi không cần phải quyết định nơi để sắp xếp mọi thứ và không cần tạo nhãn cho các thư mục treo (đó là những gì các tab trên thẻ dành cho), quá trình này diễn ra khá nhanh chóng.

Khi tôi di chuyển các giấy tờ của mình, tôi thấy rằng một số danh mục tôi đã lưu trữ riêng trước đây - chẳng hạn như báo cáo thẻ tín dụng và báo cáo tín dụng - có ý nghĩa hơn khi kết hợp, như bộ khuyến nghị. Tôi cũng nghĩ rằng chỉ mục này khá tiện dụng: thay vì phải nhớ nơi tôi đặt một tờ giấy cụ thể, tôi chỉ có thể tìm nó trên chỉ mục. Điều này có khả năng có thể là một tiết kiệm thời gian.

Sổ làm việc chỉ ra rằng hệ thống này có thể đặc biệt hữu ích cho những người có tệp ở một số địa điểm (ví dụ: nơi cư trú chính và nhà nghỉ) và những người chịu trách nhiệm cho nhiều bộ tệp (chẳng hạn như của chính họ và của cha mẹ già). Tôi đồng ý. Bộ này có thể loại bỏ sự cần thiết phải phát minh lại bánh xe về mặt nộp đơn.

Nhược điểm
Càng đi sâu vào việc tạo ra hệ thống lưu trữ của mình, tôi càng nhận ra những điều về bộ công cụ không phù hợp với mình:

• Đối với người mới bắt đầu, có một số khác biệt khó hiểu và chéo giữa các danh mục - ví dụ, văn bằng được lưu trữ trong thư mục Cá nhân, trong khi bảng điểm đi vào thư mục Trường học & Chăm sóc trẻ em (nhưng hiện tại tôi không đi học và không có con không).
  
• Bằng cách làm theo hướng dẫn của bộ công cụ, tôi đã phải thực hiện một số thay đổi có vẻ hợp lý với tôi; ví dụ: biên lai cho các giao dịch mua lớn mà tôi thường lưu trữ với thông tin Bảo hiểm của Người thuê nhà của tôi (vì tôi chỉ giới thiệu lại cho họ nếu tôi đưa ra yêu cầu) có nghĩa là phải nộp đơn bảo hành và hướng dẫn sử dụng.
  
• Tôi cũng tìm thấy một số loại thiếu. Ví dụ, không có chỉ dẫn về nơi nộp các thứ như hóa đơn định kỳ (tiện ích, điện thoại, v.v.) - và mặc dù sổ làm việc cung cấp không gian để tùy chỉnh chỉ mục khi bạn gặp các giấy tờ không được liệt kê cụ thể loại, điều này có khả năng đánh bại mục đích của một hệ thống trong đó các quyết định được đưa ra trước mắt cho bạn.
  
• Cuối cùng, tôi tìm thấy một số hậu cần của hệ thống không hoàn hảo. Bộ này khuyên bạn nên nộp tờ khai Thuế thu nhập và thông tin hỗ trợ trong một thư mục, nhưng bất cứ thứ gì ngoại trừ 1040 cơ bản nhất có thể sẽ lấp đầy một thư mục treo để tràn. Ngoài ra, bản thân các thẻ tệp hơi quá cao: khi tôi đặt chúng vào một thư mục treo với một tệp manila đầy đủ một phần, tôi không thể đóng phần trên cùng của hộp tệp tôi đang sử dụng.
  

Điểm mấu chốt
Nếu bạn đã có bất kỳ loại hệ thống nộp đơn nào, bạn có thể thấy khó khăn - như tôi đã làm - để ghi đè lên các khuynh hướng tự nhiên của bạn khi quyết định nơi để gửi các thứ. Sự giao thoa đôi khi khó hiểu giữa các bộ có thể gây nản lòng. Bạn cũng có thể bị cản trở nếu bạn có những giấy tờ không dễ rơi vào danh mục nộp đơn truyền thống.

Mặt khác, bộ công cụ thực hiện tốt việc dự đoán hầu hết các danh mục nộp đơn chính và chỉ định rõ ràng những gì diễn ra trong mỗi danh mục, những gì không và khi nào an toàn để xóa nội dung của từng thư mục. Nó cũng dễ cài đặt và không yêu cầu thiết bị ngoài nguồn cung cấp hồ sơ cơ bản. Nếu bạn bị choáng ngợp bởi giấy và cảm thấy bị tê liệt vì suy nghĩ phải quyết định mọi việc sẽ đi đến đâu, hoặc nếu bạn chỉ muốn một hệ thống nộp đơn cơ bản, đơn giản, Bộ công cụ tổ chức kế hoạch tài chính có thể chỉ là tấm vé.

Video HướNg DẫN: Smart Contract (hợp đồng thông minh) là gì | Trieu Nguyen Channel (Có Thể 2024).