Sử dụng quy tắc Outlook để sắp xếp thư

• Tháng Tư 27, 2024

Trước đây, tôi đã viết về việc tổ chức thư Outlook của bạn bằng cách sử dụng các thư mục (xem liên kết bên dưới để biết bài viết) và mặc dù đây là một cách tuyệt vời để sắp xếp thư của bạn, nó vẫn yêu cầu bạn phải di chuyển thư đến đúng thư mục. Điều gì nếu có một cách dễ dàng hơn?

Tin tốt! Co một cach dê dang hơn!

Nếu bạn sử dụng Outlook thì bạn có khả năng tạo các quy tắc là một tập hợp các hành động, điều kiện hoặc ngoại lệ được kích hoạt bởi một hành động hoặc sự kiện để giúp tổ chức email của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc chuyển bất kỳ email nào từ sếp của bạn sang thư mục có tên Bỏ qua - mặc dù đó có thể không phải là bước chuyển tốt nhất trong sự nghiệp!

Các quy tắc có thể được sử dụng để tự động di chuyển email đến một thư mục, xóa email khỏi một lần gửi được chỉ định, trả lời email - khả năng là vô tận tùy thuộc vào những gì bạn muốn thực hiện. Ý tưởng cơ bản đằng sau việc tạo quy tắc như sau:

• Xác định trình kích hoạt (nhận email, gửi email, v.v.)
• Xác định hành động (xóa email, di chuyển email, trả lời email, v.v.)
• Xác định bất kỳ trường hợp ngoại lệ - thông báo mà quy tắc sẽ không được áp dụng

Để thiết lập quy tắc trong MS Outlook:

1. Lựa chọn Công cụ
2. Nhấp chuột Về quy tắc và cảnh báo
3. Bấm vào Quy tắc mới

Tại thời điểm này, bạn sẽ được nhắc tạo quy tắc từ mẫu hoặc bắt đầu bằng quy tắc trống. Nếu bạn đang tạo một quy tắc cơ bản (chẳng hạn như di chuyển đến thư mục), hãy chọn mẫu và nhấp vào Tiếp theo. Nếu bạn muốn tạo quy tắc từ đầu, hãy chọn Bắt đầu từ quy tắc trống và làm theo trình hướng dẫn sẽ đưa bạn từng bước qua quy trình tạo quy tắc mới.

Khi quy tắc được thiết lập, tốt nhất là kiểm tra quy tắc để đảm bảo rằng nó hoạt động đúng - (không phải tất cả quy tắc đều có thể kiểm tra dễ dàng như quy tắc tự động trả lời). Nếu bạn quy tắc để di chuyển tệp vào thư mục, bạn có thể kiểm tra quy tắc bằng cách chọn thư có tiêu chí phù hợp cho quy tắc và chọn Chạy quy tắc này ngay bây giờ.

Như bạn có thể thấy các quy tắc có thể rất hữu ích trong việc cố gắng chế ngự sự điên rồ của tin nhắn của bạn. Hãy xem hộp thư đến của bạn và dành chút thời gian để xác định những quy tắc nào bạn có thể sử dụng để giúp quản lý và gửi email nhanh hơn, dễ dàng và tự động hơn!

Video HướNg DẫN: Phân Biệt Sự Khác Nhau Giữa CC Và BCC Khi Gửi Thư Gmail Outlook Yahoo | What Is Cc and Bcc Email? (Tháng Tư 2024).