Giới thiệu về danh mục Outlook

• Có Thể 6, 2024

Sử dụng các danh mục là một cách tuyệt vời để giữ cho môi trường Outlook của bạn được tổ chức tốt mà không tạo ra vô số thư mục. Bằng cách sử dụng các danh mục, bạn có thể giữ tất cả các mục trong một thư mục nhưng nhóm các mục giống nhau theo danh mục (ngoại trừ các mục email). Khi các danh mục đã được chỉ định, bạn cũng có thể tìm, sắp xếp và lọc các mục theo danh mục. Ví dụ: Bạn có thể có một bộ sưu tập email (đã gửi và nhận), danh bạ, nhiệm vụ, cuộc hẹn và ghi chú tất cả liên quan đến cùng một dự án. Với các danh mục, bạn có thể kéo tất cả chúng lại với nhau để nhìn vào bức tranh lớn.

Danh mục chính
Outlook chứa Danh sách danh mục chính mặc định mà bạn có thể thêm các danh mục riêng phù hợp với nhu cầu cá nhân của mình. Bạn có thể tìm thấy Danh sách danh mục chính trong lệnh menu Chỉnh sửa / Danh mục. Sử dụng nút Danh mục chính trong cửa sổ Danh mục để thêm và xóa các danh mục trong danh sách Danh mục chính. Khi bạn xóa một danh mục khỏi danh sách Danh mục chính, các mục đã được gán cho danh mục vẫn không thay đổi. Bạn có thể tiếp tục nhóm các mục đó bằng cách sử dụng danh mục đã xóa.

Một thực hành tốt là chỉ định một hoặc nhiều danh mục cho mục Outlook của bạn bằng cách chọn danh mục từ danh sách Danh mục chính. Bạn chỉ có thể nhập một danh mục trong trường danh mục của mặt hàng của bạn, nhưng rất có thể bạn sẽ không đề cập đến danh mục theo cách tương tự cho từng mặt hàng do đó đánh bại mục đích sử dụng chúng.

Ví dụ: mục đầu tiên bạn muốn phân loại, bạn nhập MS Office. Vài ngày sau, bạn có mặt hàng mới cho cùng loại. Lần này bạn gõ, Microsoft Office. Outlook diễn giải đây là một thể loại MỚI.

Sử dụng Danh mục danh mục chính đảm bảo tính nhất quán và tránh lỗi chính tả.

Chỉ định danh mục cho các mục
Bạn có thể chỉ định một hoặc nhiều danh mục cho bất kỳ loại mục Outlook nào. Ngoại trừ biểu mẫu thông báo email, bạn sẽ thấy trường Danh mục và nút trên mỗi biểu mẫu Outlook. Để gán danh mục cho các mục email, bạn phải đi đến các tùy chọn email để tìm trường danh mục.

Để chỉ định danh mục trong quá trình tạo mục, nhấp vào nút Danh mục trên biểu mẫu (hoặc nút Tùy chọn trên một mục email) và kiểm tra tất cả các danh mục trong danh sách Danh mục chính áp dụng; sau đó bấm vào OK. Mở bất kỳ mục hiện có và tiến hành như mô tả ở trên để thêm một danh mục sau khi tạo.

Bạn có thể chỉ định danh mục để nhân các mục trong danh sách. Chọn tất cả các mục mà bạn muốn chỉ định cùng loại. Nhấp chuột phải vào lựa chọn màu xanh và chọn Danh mục từ menu phím tắt. Kiểm tra tất cả các loại áp dụng; sau đó bấm vào OK.

Xóa danh mục khỏi các mục

Mở mục mà bạn muốn xóa danh mục. Nhấp vào nút Danh mục và xóa dấu kiểm chọn khỏi danh mục bạn muốn xóa. Bạn có thể xóa các danh mục khỏi nhiều mục trong danh sách bằng cách chọn trước nhóm các mục; chọn Danh mục từ menu phím tắt nhấp chuột phải; bỏ chọn các danh mục bạn muốn loại bỏ; Sau đó, nhấp vào OK.

Tìm tất cả các mục

Sử dụng lệnh Tìm nâng cao từ menu Chỉnh sửa để tìm tất cả các mục trong danh mục. Trong hộp thoại Tìm nâng cao:

- Chọn loại bất kỳ loại vật phẩm Outlook nào từ danh sách thả xuống cho trường Tìm kiếm
- Xác minh Thư mục cá nhân được hiển thị trong Trường: Trong, Outlook sẽ xem trong tất cả các thư mục bạn có trong các thư mục cá nhân. Bạn có thể nhấp vào trình duyệt để thu hẹp tìm kiếm của bạn vào các thư mục đã chọn.
- Nhấp vào tab Lựa chọn khác
- Nhấp vào nút Danh mục
- Chọn (các) Danh mục bạn muốn tìm
- Bấm vào OK

Tất cả các mục có danh mục bạn đã chọn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Tìm kiếm. Bạn có thể mở chúng để xem chi tiết bằng cách nhấp đúp vào mục bạn muốn mở.

Bạn có thể lưu tìm kiếm của bạn để được lấy sau đó. Nhấp vào Tệp / Lưu Tìm kiếm, chọn thư mục bạn muốn lưu trữ tìm kiếm, đặt tên tìm kiếm và nhấp vào Lưu. Loại tệp phải là Tìm kiếm đã lưu trong Office và tệp sẽ mang phần mở rộng tệp .oss. Để mở một tìm kiếm đã lưu, nhấp vào Tệp / Mở Tìm kiếm, xác định vị trí tìm kiếm bạn muốn mở, chọn nó và nhấp vào OK. Trong sự kiện Open, Outlook sẽ thực hiện tìm kiếm mới dựa trên các tiêu chí được đặt trong tìm kiếm đã lưu.

In TẤT CẢ các mục trong một danh mục

Sau khi thực hiện tìm kiếm, bạn có thể in tất cả các mục được tìm thấy. Chọn tất cả các tệp trong cửa sổ tìm kiếm (Chỉnh sửa / Chọn tất cả hoặc bằng cách sử dụng chọn chuột). Nhấp chuột phải vào vùng chọn màu xanh và chọn in từ menu phím tắt.

Chọn kiểu in bạn muốn:

- Kiểu bảng chỉ in danh sách các mục được tìm thấy
- Phong cách ghi nhớ in nội dung của các mục

Chọn các tùy chọn in khác khi cần thiết; Sau đó, nhấp vào nút in để gửi tài liệu đến máy in.

Nếu bạn là người dùng Outlook đang hoạt động và sử dụng hầu hết các tính năng ngoài email, hãy cân nhắc sử dụng các danh mục để sắp xếp các mục Outlook của bạn.

Video HướNg DẫN: Hướng dẫn Outlook 2010 căn bản từ A-Z. Cài đặt cấu hình. Quản lý email copy danh bạ (Có Thể 2024).